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Introduzione all’archivio
L’archivio storico del Comune di Trofarello è stato oggetto nel corso del Novecento di due interventi di riordinamento. Il primo del 1984 a cura del cav. Poggio ha riguardato la documentazione dal 1900 al 1984; il secondo del 1995 a cura delle archiviste di Stato Paola Caroli e Rosetta D’Ursi per la parte dal 1221 al 1892. Quindi al momento di iniziare il lavoro nel 2012, ci si è trovati di fronte a un archivio sostanzialmente già ordinato, con faldoni riconducibili a due gruppi: il primo, quello del lavoro effettuato a cura del cav. Poggio, composto da 1200 faldoni e il secondo, quello afferente al riordino Caroli-D’Ursi consistente in 130 faldoni.
Nel 2012 Acta Progetti ha avuto incarico di effettuare un riordino dell’archivio. Intervenire in un archivio già riordinato da un lato è positivo poiché ovviamente le carte hanno già un loro ordine, ma dall’altro crea notevoli problemi nel caso si ritenga utile rivedere le strutture archivistiche preesistenti, anche solo in parte dato che negli anni mutano anche le regole dei riordini. L’inventario concernente la parte di archivio più recente (1900-1984) era caratterizzato da una struttura in serie e carteggio entrambi inseriti nelle XV categorie riflettenti la circolare Astengo del 1897; la parte più antica (1221-1899) invece era stata organizzata in serie tipologiche.
Per entrambe le sezioni temporali quando, durante il nuovo lavoro di riordino, sono stati ritrovati fascicoli che non erano stati inclusi nei due inventari, si è proceduto alla loro schedatura e alla loro integrazione nello strumento di corredo corrispondente.
Dato che, come detto prima, alcune regole sugli standard descrittivi sono mutate nel tempo, l’attuale schedatura ha anche adeguato le precedenti descrizioni al recente standard ISAD (International Standard Archival Description), ma si è comunque scelto di mantenere la struttura originaria data dai due inventari limitandosi alla revisione totale sulla base di quanto già esposto; si è naturalmente informatizzato tutto sul database “Guarini Archivi” (elaborato dalla Regione Piemonte con il supporto informatico del CSI Piemonte), creando un unico inventario inteso come mero accorpamento dei due preesistenti, che continuativamente comprendesse tutta la documentazione presente in archivio.
Il lavoro eseguito, in quell’anno, sull’archivio del Comune di Trofarello ha riguardato anche l’archivio di deposito, che ha compreso la selezione dei documenti che hanno terminato la loro validità amministrativa e giuridica e che non hanno rilevanza storica, questo intervento è finalizzato allo scarto di questa documentazione.
Non sono state oggetto di intervento le carte dell’Ufficio Lavori Pubblici e la documentazione cartografica (mappe, lucidi, planimetrie), anche se cronologicamente afferenti al periodo 1983-1984.
Nel dettaglio l’intervento sull’archivio comunale ha avuto inizio nel mese di gennaio 2012 e si è protratto sino a aprile 2013. Nella prima fase, corrispondente approssimativamente ai mesi di gennaio-marzo 2012, si è proceduto alla ricognizione, esame e riordino delle carte dell’archivio storico. Nella seconda fase, svoltasi fra marzo e luglio, si è proceduto, in parallelo, all’opera di ricognizione, esame e riordino della documentazione dell’archivio di deposito e allo scarto. Nel corso di queste due fasi, gli archivisti responsabili dell’intervento hanno contestualmente schedato le carte esaminate e riordinate nel software “Guarini Archivi”. Nella terza e ultima fase, fra agosto 2012 e aprile 2013, si è provveduto a riordinare, prima logicamente e poi fisicamente le unità archivistiche, apponendo le etichette ai fascicoli; quindi, le stesse sono state condizionate in faldoni e sono apposte le etichette anche sui faldoni; infine, si è provveduto a redigere l’inventario.
Per comodità di consultazione e per poter più specificamente descrivere modalità operative, peculiarità della documentazione e difficoltà emerse nell’intervento, si indica come “archivio storico” la parte inventariata nel 1995 comprendente le carte dal 1221 al 1899 e come “archivio di deposito” la parte di carte dal 1900 al 1984, inventariata nel 1984.
Nel 2020 Acta Progetti ha ricevuto un nuovo incarico di riordino archivistico e l’amministrazione comunale (in particolare il Sindaco Gianfranco Visca) ha anche provveduto a ristrutturare i locali
L’archivio è ospitato nei locali del piano interrato del palazzo comunale di Trofarello, in piazza I Maggio 11, fatta eccezione per i registri dello Stato Civile, collocati al piano terreno, all’interno dell’Ufficio Anagrafe e Stato civile, e per due mappe settecentesche per le quali il Comune ha ordinato il restauro nel decennio scorso, e ora depositate nella Sala Riunioni adiacente all’ufficio del Segretario Comunale. Da quanto dichiarato dal personale comunale, le carte hanno questa collocazione fin dagli anni ’80, dopo che la sede comunale è stata trasferita nell’attuale edificio. b. Condizioni della documentazione Salvo sporadiche situazioni la documentazione dell’archivio del Comune di Trofarello si presenta in buon stato di conservazione. Ciò vale tanto per quella dell’archivio di deposito, quanto per quella antica. Certamente a tal proposito hanno giovato i precedenti interventi archivistici, quello del 1984 sull’archivio di deposito e quello del 1995 sull’archivio storico. In entrambe le occasioni, le carte sono state condizionate ex novo (le carte del deposito in cartelline di cartone e faldoni acidi, aperti, a lacci; quelle dell’archivio storico in fogli di formato A3 non acidi e in buste chiuse su 3 lati e provviste di lacci). Alcune delle mappe di grande formato (antiche, ma anche novecentesche) hanno patito a causa di tagli e strappi da piegatura. Altre sono state piegate per incuria, ma non hanno subito gravi danni. c. Archivio storico L’archivio storico comprende carte che vanno dal XIII secolo al 1900. Le carte più antiche, dal Trecento al Cinquecento, sono per lo più in copie successive al 1500. Fanno eccezione pochissime pergamene del Duecento e altri documenti su carta dei secoli XV e XVI. I documenti sono stati oggetto di un’opera di inventariazione da parte delle archiviste Paola Caroli e Rosetta D’Ursi negli anni 1994-1995. In quell’occasione, si procedette a un riordino delle carte, al loro condizionamento nella forma di buste e fogli A3 ripiegati Introduzione metodologica X e alla redazione di un inventario cartaceo con breve introduzione storica e metodologica. Il nostro intervento è invece stato teso a: 1. verificare l’esistenza fisica in archivio delle carte censite da Caroli e D’Ursi; 2. integrare i dati mancanti e rettificare quelli errati in ordine a estremi cronologici, grafia di antroponimi e toponimi, refusi ed errori ortografici; 3. trasferire nell’archivio storico documenti sfuggiti al tempo del lavoro di CaroliD’Ursi; 4. creare nuove unità archivistiche qualora all’interno delle unità individuate da Caroli e D’Ursi non tutte le carte erano provviste di un vincolo archivistico reciproco; 5. operare talune modifiche al precedente ordinamento, in particolare estrapolando i fondi aggregati; 6. condizionare ex novo il materiale archivistico (a tal fine, sono state conservate le buste acquistate nel 1995, tutte ancora in buono stato) in nuove cartelline di carta bianca non acida; 7. etichettare cartelline e faldoni; 8. redigere su database Guarini Archivi un inventario dell’esistente; 9. curare lo sgombero del locale Archivio Storico dalle carte e dal materiale non pertinenti (in particolare: faldoni dell’Ufficio Servizi Socio-assistenziali, mappe recenti, cancelleria e materiale promozionale e a fini turistici del Comune). La verifica del materiale effettivamente presente in archivio ha consentito di individuare come mancanti alcuni dei fascicoli menzionati nell’inventario Caroli-D’Ursi. Il numero delle unità mancanti supera di poco la decina (fra cui alcuni disegni), e tale mancanza è stata segnalata sul database Guarini Archivi indicando comunque il fascicolo, e indicando nel campo “Contenuto” l’assenza del fascicolo. La rettifica delle date riportate dal precedente inventario ha comportato ora l’emendazione delle date erroneamente riportate, ora l’attribuzione di una data ai pochi documenti sprovvisti. In generale, la datazione è stata indicata nella forma del solo anno, e solo in rari casi con l’indicazione del mese e del giorno. Laddove i documenti siano copie d’epoca seriore, il corrente inventario e il database Guarini Archivi riportano la data del documento originale, indicando però nelle note che si tratta di una copia e proponendone una data presunta (suggerendo un’ipotesi di datazione di massima, ove la data non sia più precisamente ravvisabile). Gli antroponimi e i toponimi sono stati corretti laddove nell’inventario Caroli-D’Ursi si Introduzione metodologica XI ravvisavano mende e imprecisioni, e si è tentato di uniformare la grafia, specialmente per quanto concerne i toponimi (p.e. per “strada della Leia”, o “Leya”, o “Leja”, è stata scelta la forma “Leja”, per avvicinarla alla denominazione corrente “via Lej”). Conseguentemente, rispetto all’inventario 1995, è stata modificata la descrizione dell’oggetto di numerose unità per rispecchiare il toponimo prevalente cui si riferisce l’affare (così, ad esempio, è per le pratiche relative alla “strada reale per Asti”, chiamata nell’inventario Caroli-D’Ursi anche “per Alessandria” o “per Alessandria e Piacenza”). Lo spoglio dell’archivio di deposito e del restante materiale archivistico sito nei locali del Comune ha inoltre permesso di individuare materiale che, per estremi cronologici, afferisce direttamente all’archivio storico, ma che era rimasto escluso dal precedente lavoro. Tale materiale è pertanto stato incluso nell’inventario, all’interno delle serie esistenti. In aggiunta a simili inserzioni, si è provveduto a modificare la struttura di parte delle serie e sottoserie create dal riordino di Caroli e D’Ursi. I più sostanziali spostamenti si sono verificati nelle serie contabili (Conti Consuntivi, Libri Mastri e delle Entrate ecc.) e nei registri e nella documentazione dei catasti, in modo da ricostruire l’ordine cronologico delle serie, che nel precedente lavoro non era valorizzato. Significative inserzioni si sono avute anche nei fondi aggregati della Congregazione di Carità e dell’Ente Comunale di Assistenza. Questo perché, durante l’esame della I e della II categoria dell’archivio di deposito, è stato possibile rinvenire documentazione appartenente a quegli archivi aggregati. Analogamente è avvenuto per le carte della Conciliatura, all’interno della VI categoria. Il condizionamento del materiale dell’archivio storico ha previsto la sostituzione delle camicie di protezione usate da Caroli e D’Ursi con cartelline in cartoncino bianco non acido. Su ciascuna cartellina è stata apposta un’apposita etichetta contenente la nuova numerazione delle carte, e analogamente, per mezzo di etichette grandi sui dorsi, si è proceduto per le buste contenenti i singoli fascicoli. Per il materiale fuori formato (essenzialmente registri e mappe) si sono acquistate cartelle rigide di dimensioni adeguate. Tale materiale è ora conservato nella stanza Archivio Storico e la sua numerazione si integra con quella delle altre pratiche. Solo ai fini di una più facile individuazione dei fuori formato, nelle buste si è lasciata una cartellina bianca vuota, ma con indicato il numero dell’unità fuori formato, che sarà agevole reperire nello scaffale adiacente. La presenza di materiale fuori formato è stata altresì segnalata sia nel database Guarini Archivi sia nell’inventario cartaceo. Nel caso di mappe e disegni (anche di Introduzione metodologica XII formato ordinario) si è scelto di indicare se essi sono a colori o meno. L’ultima operazione effettuata sull’archivio storico è stata quella di liberare la stanza dal materiale non storico, e di collocarvi tutti i fondi degli archivi aggregati (Congregazione di Carità, Ente Comunale di Assistenza, Asilo Infantile, Conciliatura, Tribunale), salvo quello dello Stato Civile Italiano, che a seguito della necessità imposte da una sua più frequente consultazione da parte del personale dell’Ufficio Anagrafe e Stato Civile è rimasto nei locali di detto ufficio, chiuso in armadi di legno plastificato e privo di faldoni. Ciascuno dei fondi aggregati ha una sigla identificativa, che è dato rintracciare sia sull’inventario cartaceo, sia su Guarini, sia sulle etichette delle cartelline, e per ciascun fondo la numerazione riparte da 1. d. Archivio di deposito La parte più consistente del presente lavoro, a causa della mole di materiale, è stata quella svolta sull’archivio di deposito. L’opera è stata solo in parte facilitata dalla presenza di un inventario redatto dall’archivista cav. Poggio nel 1984 in occasione del suo riordino di detta porzione d’archivio. In realtà anche se il lavoro è stato a suo tempo identificato come un inventario si tratta di un mero elenco dei documenti condizionati all’epoca dall’archivista, senza introduzione storica o metodologica, senza la numerazione dei faldoni o dei fascicoli e senza che sia chiaramente indicato quali fascicoli si trovino all’interno dei singoli faldoni. Inoltre, gli estremi cronologici indicati da Poggio sul suo inventario (come anche sui singoli fascicoli) sono ricchi di imprecisioni. La struttura data da Poggio rispetta abbastanza rigorosamente le 15 categorie della circolare Astengo del 1897. Tale struttura è stata preservata nel corso del presente lavoro. La datazione delle carte spazia tra il 1880 e il 1984, ma il numero dei documenti anteriori al 1900 è assai esiguo. Tutte le carte sono condizionate in cartelline di carta acida, e i singoli fascicoli sono inseriti in faldoni sui cui dorsi si trova un’etichetta che riporta in sintesi il contenuto dei fascicoli all’interno. A penna, in genere sul margine superiore, Poggio ha poi indicato la classe di appartenenza dei fascicoli all’interno della rispettiva categoria (ex. “Cat. 2/4”). Le cartelline sono in buono stato di conservazione, e così pure, in massima parte, i faldoni che le contengono. I faldoni si trovavano, all’inizio del nostro intervento, sparsi fra 4 diversi locali del piano interrato del palazzo comunale, tutti su scaffali metallici aperti, preservando ancora in buona parte l’ordinamento dato loro dall’archivista Poggio. Introduzione metodologica XIII Molti sono i refusi, gli errori e le sviste, sia nelle indicazioni a penna apposte sui singoli fascicoli, sia sulle etichette dei dorsi. Un caso frequente, ad esempio, si ha allorché l’etichetta sul dorso non indica che alcuni dei fascicoli inseriti nel faldone. In aggiunta, molto spesso accade di riscontrare, all’interno di un faldone, fascicoli che Poggio non ha accluso nel suo lavoro (in casi limite, l’inventario tralascia di segnalare interi faldoni), o discrepanze tra, rispettivamente, la formula impiegata per descrivere l’oggetto sul fascicolo e nell’archivio. Ancora, l’inventario presenta talvolta ridondanze: due formule analoghe per descrivere un medesimo fascicolo, come se si trattasse di pratiche differenti, quando invece non lo sono. Un’altra criticità registrata concerne la presenza, all’interno delle categorie I e II, di documentazione (corrispondenza e carte contabili, ma non solo) appartenenti ai fondi aggregati della E.C.A. e della Congregazione di Carità, e di alcuni, pochi fascicoli e faldoni relativi alla Conciliatura, presenti nella VI categoria. Questi ultimi, come segnalato in precedenza, sono stati trasferiti nella stanza che ospita le carte dell’archivio storico, inventariate e inserite nei rispettivi fondi di appartenenza. Infine, alcuni fra i faldoni creati dal Poggio si presentano troppo pieni o, specularmente, vuoti, col rischio di fuoriuscita di fascicoli e carte. Stanti le criticità qui riassunte, il nostro intervento ha preso le mosse da un riesame completo della documentazione dell’archivio di deposito. La prima fase ci ha portato a verificare lo stato dell’esistente e a confrontarlo con i dati dell’inventario Poggio del 1984. Questa operazione preliminare ci ha consentito di rilevare i fascicoli e i faldoni non più presenti in archivio (un numero esiguo: tra questi, particolarmente grave, a fini storici, è la perdita di un faldone relativo ai dispersi e ai reduci della II Guerra Mondiale); a integrare, nell’inventario cartaceo e sul database Guarini Archivi, i fascicoli non inventariati da Poggio (ma che l’archivista comunque condizionò nelle cartelline); a includere nell’archivio di deposito carte, fascicoli e faldoni relativi al periodo 1900-1984 sfuggiti all’intervento di Poggio; a rilevare i “doppioni” nelle descrizioni dell’oggetto di diversi fascicoli. Contestualmente a questa operazione, si è proceduto a una revisione delle date e degli estremi cronologici segnalati da Poggio, e all’emendazione di errori e refusi nei toponimi e negli antroponimi. Laddove necessario, si è adottata una descrizione dell’oggetto più approfondita. Inoltre per talune serie la sezione di archivio di deposito è stata integrata con documentazione successiva, fino ad arrivare al 2007. I fascicoli sono stati conservati nelle cartelline originali create da Poggio, corredate da un’etichetta recante il numero dell’inventario odierno. Le poche cartelline danneggiate Introduzione metodologica XIV sono state rimpiazzate da altre nuove, bianche e in carta non acida. Per i pochi volumi e registri fuori formato si è fatto ricorso a faldoni rigidi di nuovo acquisto, mentre generalmente si sono conservati i faldoni usati da Poggio nel 1984. Ai dorsi di tutti i faldoni (sia quelli fuori formato che quelli di formato regolare) sono state apposte etichette indicanti i numeri dei fascicoli posti all’interno. La rietichettatura ha dunque obliterato le segnature dell’intervento dell’archivista Poggio. I fascicoli sono poi stati compattati all’interno dei faldoni, in modo da evitare spreco di spazio. Ciò ha permesso di recuperare diversi metri lineari di spazio sugli scaffali, e di recuperare i faldoni prima dispersi nelle altre stanze del piano interrato, collocandoli tutti in un unico locale. La sola eccezione è rappresentata dai faldoni delle categorie XII e XIII, che sono stati trasportati nella stanza riservata all’Ufficio Anagrafe e Stato Civile, da quelli della classe 2, categoria VI (Elezioni) situati nella stessa stanza Anagrafe, dalle copie delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta Comunale, chiuse a chiave nella stanza riservata all’Ufficio Segreteria e dai voluminosi registri di protocollo, situati nella medesima stanza (in quanto fuori formato, sono stati tutti riposti all’interno di faldoni delle opportune dimensioni, acquistati ex novo). La struttura delle categorie e delle classi/sottoserie, infine, è consultabile sul database Guarini nella sezione “Sezione inventario 1984”, differenziata da quella “Sezione inventario 1995” e dalle parti dedicate agli archivi aggregati. Anche in questa sezione si dà altresì conto dei fascicoli non più presenti in archivio e dei fuori formato. e. Scarto Nel 2013 è stato effettuato un intervento di selezione dei documenti e di predisposizione allo scarto. Ai fini di questa operazione è stato necessario l’intervento della Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta la quale, prima attraverso il sopralluogo di un suo funzionario, poi supervisionando la stesura delle proposte di scarto, ha concesso l’autorizzazione. Oltre 100 metri lineari di documentazione che non aveva più rilevanza giuridicoamministrativa e non aveva rilevanza storica è stata eliminata creando nuovi spazi per l’archivio. Consultabilità delle carte (normativa su accesso e privacy) L’Archivio storico del Comune di Trofarello è aperto alla consultazione pubblica a richiesta, così come previsto negli artt. 122-127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, Introduzione metodologica XV approvato con d.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, e dal Codice di deontologia e di buona condotta per la ricerca storica, approvato con provvedimento del Garante 14 marzo 2001 n. 8/9/2001, allegato al Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196. La consultazione dei documenti dell’archivio può aver luogo con l’assistenza e il controllo del personale addetto. Tuttavia un archivio non è una biblioteca: pertanto il materiale deve essere consultato in loco e non può, per nessun motivo, essere asportato o concesso in prestito. Si tenga inoltre presente che, come previsto dal codice per la protezione dei dati personali4 certa parte di documentazione oggetto del presente inventario è soggetta a tutela in quanto contiene dati sensibili (ad es. fascicoli del personale con datazione non caduta in prescrizione). La normativa ha individuato tre principali categorie di atti sottratti alla libera consultazione, salvo autorizzazione: 1) i documenti contenenti i “dati sensibili” (idonei a rivelare l’origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale (di cui agli art. 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996 n. 675 e successive modifiche) che sono coperti per quarant’anni dalla loro data; 2) i documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che sono coperti per settant’anni; 3) i documenti riservati relativi alla politica interna od estera dello Stato, che sono coperti per cinquant’anni. In deroga a quanto sopra richiamato, i documenti riservati possono essere oggetto di un’istanza di accesso anticipato, ai sensi della legge 7 agosto 1990 n. 241, per comprovati interessi amministrativi, giuridici o economici (su tale istanza si esprime l’ente che ha prodotto e detiene i documenti), oppure di un’istanza di consultazione per scopi storicoscientifici da indirizzarsi alla locale Prefettura o al Ministero dell’Interno. Guida alla lettura dell’inventario cartaceo L’inventario si presenta in forma di tabella, nella quale la prima colonna contiene allineato a sinistra in grassetto il codice indicante sigla e numero della segnatura definitiva con i quali viene identificata l’unità archivistica. 4 Il d.lgs. n. 196/2003 all’art. 59 conferma la legge n. 241/1990 e s.m.i. sul diritto all’accesso ai documenti amministrativi. Introduzione metodologica XVI La seconda colonna contiene: titolo (tra virgolette alte il titolo originale e a capo il titolo attribuito); descrizione del contenuto dell’unità archivistica; tipologia documentaria e sua consistenza (in corsivo); note (in corsivo). La terza colonna riporta gli estremi cronologici ed eventuali note riferite alla datazione dell’unità. Struttura del database La struttura del database Guarini Archivi è formata dall’albero gerarchico a livelli a partire dal livello 1 corrispondente al fondo per terminare al livello delle schede ognuna delle quali rappresenta un’unità archivistica (ossia un fascicolo, un registro, etc.). Per ogni scheda informatica sono stati compilati i campi di inserimento elencati ed illustrati qui di seguito: • codice paese: campo in cui è riportato il paese di appartenenza del soggetto produttore; • istituto di conservazione: campo in cui è indicato l’ente presso il quale si conserva il fondo; • segnatura definitiva: campo in cui è riportato il numero progressivo dato ad ogni fascicolo; • titolo originale: campo in cui è stato riportato, quando presente, il tenore del titolo apposto alle carte in origine, generalmente coevo al documento stesso; • titolo attribuito: campo nel quale si è andato a specificare il contenuto del fascicolo qualora le informazioni relative al suo contenuto non fossero risultate chiare o corrette nel titolo originale, oppure quando il fascicolo non porta titolo in origine; • contenuto: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere specifico riguardanti il fascicolo, come documenti notevoli contenuti nel fascicolo e chiarificazioni necessarie per la corretta comprensione delle tematiche contenute nel fascicolo stesso; • estremi cronologici: campi in cui sono riportate le datazioni di ogni unità archivistica (anno, mese, giorno iniziali e finali) o datazioni meno esatte (mese o anno); • note alla data: campo nel quale sono contenute informazioni suppletive ai campi relativi alla datazione; Introduzione metodologica XVII • aspetto fisico: campo in cui sono segnalati i caratteri tipologici dell’unità archivistica, e sua consistenza (che fornisce informazioni supplementari quando trattasi di unità composita); • note: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere generale del fascicolo, in particolar modo appunti sullo stato di conservazione quando precario; • campo del compilatore: campo nel quale è contenuta la “firma del compilatore” oltre alle date di formazione e modifica della scheda. Nella scheda è stato anche utilizzato il campo del numero provvisorio attribuito durante le operazioni di schedatura ai fini del riordino fisico e, al termine del lavoro, è stato nascosto perché fuorviante per l’utenza dell’archivio. Nota bene: per la ricerca e la comprensione approfondita del database si rimanda alla consultazione del manuale d’uso del programma, oppure alla consulenza del personale competente
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